# 5.1. 首次使用軟件步驟

????信管飛軟件使用比較簡單，以下我們以信管飛 RMS 為例介紹第一次使用軟件需要做的準備工作和主要步驟。使用軟件前的準備工作主要是準備基礎數據和期初數據資料，我們建議將數據整理成 Excel 文件（在程序目錄下的“數據導入模板”子目錄，我們準備了一些常見數據的 Excel 文件模板，可參照格式進行數據整理），這樣可以在軟件中直接導入，方便快速完成初始化工作。

（1）需要準備的資料

????整理出基礎資料

????基礎資料主要包括部門資料、員工資料、客戶資料、供應商資料、商品資料、商品類別資料（可選）、資金賬戶資料、倉庫資料、會計科目（可選）等。每種基礎資料需要整理的主要數據內容包括：

????部門資料：部門名稱、部門編碼（可選）；

????員工資料：員工姓名、員工編碼（可選）、所屬部門；

????客戶資料：客戶名稱、客戶編碼（可選）、地址、聯系人、聯系電話、手機、所屬業務員（可選）、單位類別（可選）；

????供應商資料：供應商名稱、供應商編碼（可選）、地址、聯系人、聯系電話、手機、單位類別（可選）；

????商品資料：商品名稱、商品編碼（可選）、單位（計量單位）、規格、商品類別（可選）、條形碼（可選）、預設售價（可選）；

????商品類別資料：商品類別名稱、商品類別編碼；

????資金賬戶資料：資金賬戶名稱（用于區分同一銀行多個賬戶）、開戶銀行（可選）、戶名（可選）、帳號（可選）、余額；

????倉庫資料：倉庫名稱、倉庫編碼（可選）；

????會計科目資料：科目名稱、科目代碼、上級科目。

【注意】

????a.需要準備的數據，除商品資料、客戶資料（有期初應收余額）、供應商資料（有期初應付余額）外，都是可以后續補充錄入，并非一定要在開賬前全部整理完成才可以使用軟件。

????b.只有 RMS 專業版需要整理會計科目，軟件默認已預置了符合財務規定的會計科目，用戶可根據自身企業特點進行維護。

????盤點倉庫庫存

????盤點截止到啟用軟件前（即開賬日期）每個倉庫的貨品庫存數量以及貨品單價（作為成本價）。需要注意的是，如果有多個倉庫，請盤點出分倉庫的庫存數量即可。

????往來單位的期初應收應付款

????整理出截止到啟用軟件前（即開賬日期）客戶的期初應收款（如果客戶有預付款，輸入負數）和供應商的期初應付款（如果有預付款，輸入負數）。

（2）使用軟件的步驟

????在整理完基礎資料數據后，下面我們講解使用軟件的主要步驟：

新增賬套：新增加一個賬套用于存儲業務數據；

設置賬套參數：設置使用單位信息、系統參數和業務參數，通過這些參數使業務功能能夠適應不同企業的管理需求；

錄入基礎資料：錄入員工資料、客戶資料、供應商資料、商品資料等；

錄入期初數據：錄入期初應收應付款、期初庫存、期初科目余額（專業版需要錄入）；

期初開賬：設定啟用軟件時間（即開賬日期）；

錄入業務單據：依據實際業務發生情況，錄入相應的業務單據；

統計查詢數據：進行業務數據查詢和統計分析。